Control horario para empresas: cómo cumplir la ley en 2026
El control horario es la obligación de registrar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora. Afecta a empresas de cualquier tamaño y la forma más sencilla de cumplir es un sistema digital que guarde los fichajes sin papeles ni hojas de cálculo. En WeTime lo resolvemos para pymes con fichaje por PIN, código QR o móvil, y con las vacaciones, ausencias y turnos en el mismo lugar.
Este artículo explica qué exige la normativa, qué datos conviene registrar, cómo redactar una política de fichaje que funcione en comercio, hostelería, servicios e industria, y qué mirar al implantar un sistema.
En resumen
- Toda empresa con personas trabajadoras incluidas en el Estatuto de los Trabajadores debe registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada día, sea cual sea su tamaño.
- Los registros se conservan cuatro años y deben poder consultarlos la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
- Una política de fichaje escrita (cómo se ficha, cómo se corrigen los olvidos, cómo se piden horas extra) evita la mayoría de los problemas.
- Un software de control horario reúne fichajes, turnos, vacaciones e informes; con WeTime son 5 € al mes por empleado o 50 € al año por empleado.
Tabla de contenidos
- Qué exige la ley del registro de jornada
- Qué datos debe tener el registro diario
- Conservación y acceso: cuatro años y a disposición de todos
- Sanciones: qué te juegas si no registras
- La política de fichaje: el documento que casi nadie escribe
- Cómo organizarlo según tu sector
- Papel, Excel o software: qué cambia al digitalizar
- WeTime: control horario para pymes
- Cómo implantarlo en una semana
- Preguntas frecuentes
- Fuentes
Qué exige la ley del registro de jornada
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La Guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada la define como el registro diario de la hora concreta de inicio y finalización de la jornada, y la extiende a todas las empresas y sectores incluidos en el artículo 1 del Estatuto, cualquiera que sea su tamaño. Alcanza también a trabajadores temporales, móviles, comerciales y a distancia.
En la práctica, esto significa que una cafetería de cuatro empleados, un taller, un despacho y una fábrica tienen la misma obligación de fondo. Cambia la forma de cumplirla, no el deber.
Quién queda dentro y quién fuera
- Dentro: la plantilla con contrato laboral, incluidos los equipos que trabajan fuera del local o desde casa.
- Fuera: el personal de alta dirección, por tener una relación laboral especial. Según la misma guía ministerial, esa exclusión no se extiende de forma automática a mandos intermedios o cargos de confianza.
- Autónomos: el registro de jornada protege a personas asalariadas, por lo que el autónomo sin empleados no está obligado a fichar. Si tienes personas contratadas, el registro de cada una sí es tuyo.
Qué datos debe tener el registro diario
El mínimo legal es el horario concreto de entrada y de salida de cada jornada. La guía ministerial recomienda registrar también las pausas: si no constan, se corre el riesgo de que todo el intervalo entre entrada y salida se presuma tiempo efectivo de trabajo.
Un registro útil, además de cumplir, reúne:
- Identificación de la empresa y de la persona trabajadora.
- Hora de entrada y de salida de cada día.
- Pausas que no estén claramente fijadas de antemano (el café, la comida si es variable).
- Horas extraordinarias, día a día.
- Quién ha modificado un fichaje y cuándo.
El último punto no es un capricho: el proyecto de real decreto que difundió el Ministerio de Trabajo en 2025 propone ampliar el contenido con la identificación de la persona, las pausas no efectivas, el trabajo presencial o a distancia, las horas ordinarias y extraordinarias y la autoría de las modificaciones. Es un proyecto normativo y no una obligación vigente mientras no se apruebe, pero marca la dirección. Elegir ya un sistema con trazabilidad de cambios te evita rehacer el proceso más adelante.
Jornadas variables y horas extra
Cuando la jornada cambia cada semana, como en turnos de hostelería o comercio, el registro sigue siendo diario. Las horas extraordinarias se registran día a día, se totalizan en el periodo de abono y se reflejan en el recibo de salarios, según la guía ministerial.
Para situar los límites, el Punto de Acceso General recoge estas reglas:
- La jornada ordinaria máxima es de 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual.
- Entre una jornada y la siguiente debe haber al menos 12 horas de descanso.
- Como regla general, la jornada ordinaria diaria no supera las nueve horas, salvo distribución pactada.
- Las horas extraordinarias son voluntarias, salvo que el convenio colectivo diga otra cosa, y se compensan con salario o con descanso. Si no hay pacto, el descanso se concede dentro de los cuatro meses siguientes.
Si tu convenio fija otros límites, manda el convenio. Ante una duda concreta sobre tu caso, consulta con tu asesoría laboral o con el convenio aplicable.
Conservación y acceso: cuatro años y a disposición de todos
El artículo 34.9 del Estatuto obliga a conservar los registros durante cuatro años y a mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo, como explica el anuario jurídico del BOE.
De ahí salen dos requisitos prácticos. El primero es que el dato debe estar accesible sin esfuerzo: si la Inspección lo pide, no puedes depender de una carpeta que está en casa de alguien. El segundo es que el registro debe conservar su integridad: un fichaje cambiado sin dejar rastro es un problema, no una solución. Es lo que se llama trazabilidad de los cambios.
Sanciones: qué te juegas si no registras
No llevar el registro, o llevarlo mal, se considera infracción grave de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social). Según este resumen de la LISOS, las multas para las infracciones graves van de 751 a 7.500 euros, con tres grados (mínimo, medio y máximo) según las circunstancias. Las cuantías las fija la ley, así que conviene contrastarlas con el texto vigente.
La multa no es el único coste. Sin registro fiable, una reclamación de horas extra deja a la empresa sin forma de demostrar cuánto trabajó realmente cada persona. Con un registro completo y firmado, la conversación empieza en terreno firme.
La política de fichaje: el documento que casi nadie escribe
Tener un sistema de fichaje no basta. Las discusiones aparecen en los márgenes: alguien olvida fichar, ficha desde el móvil en una obra o reparto, o hace media hora más sin avisar. Una política de fichaje de una página resuelve esos casos antes de que ocurran. La normativa no la exige con este formato, pero la propia ley prevé que la organización y documentación del registro se fije por negociación colectiva, acuerdo de empresa o decisión del empresario previa consulta con la representación legal de la plantilla.
Una política práctica contesta a estas preguntas:
- ¿Cómo se ficha? Por PIN en el puesto, por código QR a la entrada o desde el móvil para quien trabaja fuera. Elige uno por colectivo y comunícalo por escrito.
- ¿Cuándo se ficha? Al empezar y al terminar la jornada, y en cada pausa que no esté fijada de antemano.
- ¿Qué pasa si alguien se olvida? Se solicita la corrección con motivo, la valida el responsable y el cambio queda registrado con su autor y su fecha. Nadie edita en silencio.
- ¿Cómo se piden las horas extra? Antes de hacerlas, con aprobación del responsable, y se anotan el mismo día. Así coinciden el registro, la nómina y lo pactado.
- ¿Quién revisa? Una persona responsable comprueba cada semana las incidencias abiertas, y la plantilla confirma sus horas cada mes con su firma.
- ¿Qué se hace con el trabajo a distancia o móvil? Se fichan las mismas horas con el mismo criterio; la herramienta debe permitirlo desde el teléfono.
En WeTime, la plantilla registra entradas, salidas y pausas con PIN, QR o móvil, y existe la firma mensual de horas, que cierra el ciclo del punto 5. La trazabilidad de cambios deja constancia de cada corrección, lo que respalda el punto 3.
Cómo organizarlo según tu sector
El registro de horas rara vez va solo: en cuanto hay turnos y vacaciones, las tres cosas se cruzan. Si las llevas en herramientas distintas, los datos no coinciden.
Comercio y servicios
En tiendas y empresas de servicios, los horarios cambian con la campaña, las bajas y las vacaciones. Lo útil es ver en un mismo calendario quién trabaja, quién está de vacaciones y quién está de baja, para no cubrir un turno con alguien que no está disponible. Sirve la misma lógica para las horas extra de cierre de mes o de rebajas: pedirlas, aprobarlas y registrarlas en el mismo sitio.
Hostelería
El sector combina jornadas partidas, turnos de fin de semana y plantilla estacional. Los puntos críticos son las pausas (la comida del personal no siempre es a la misma hora) y las vacaciones en temporada baja. Un registro con pausas y un calendario de vacaciones compartido reduce las discusiones sobre quién libra cuándo. Para ordenar esta parte, tienes nuestra guía para la gestión de vacaciones y ausencias y la página sobre control de vacaciones de empleados.
Industria y talleres
Con turnos de mañana, tarde y noche, el riesgo es el descanso: entre una jornada y la siguiente deben pasar al menos 12 horas. Si el registro y el cuadrante están en el mismo sistema, los solapamientos se ven antes de publicar el turno. El fichaje por QR o PIN en un punto fijo encaja bien en planta y en taller, y el móvil cubre a quien trabaja fuera de las instalaciones.
Papel, Excel o software: qué cambia al digitalizar
El papel y la hoja de cálculo cumplen sobre el papel, pero tienen el mismo punto débil: cualquiera puede modificarlos sin dejar rastro, y reunir cuatro años de datos para una inspección lleva horas. Un software diseñado para esto aporta lo que la ley espera de un registro fiable:
- Fichajes con hora automática, sin transcripción.
- Historial de cambios con autor y fecha.
- Copias de seguridad diarias, para no perder datos.
- Informes en PDF y Excel para la plantilla, la gestoría o la Inspección.
- Un perfil de inspector para dar acceso a quien lo requiera.
Todo esto lo ofrece WeTime. Además, no requiere instalación ni hardware adicional, así que una pyme puede empezar sin comprar lectores ni instalar nada.
Qué mirar al elegir
Al comparar herramientas, estos son los criterios que importan a una pyme:
- Que registre entrada, salida y pausas, y que permita fichar desde el puesto y desde el móvil.
- Que deje trazabilidad de cada modificación.
- Que guarde copias de seguridad y permita exportar los datos.
- Que incluya vacaciones, ausencias y turnos sin módulos de pago aparte.
- Que el precio sea claro y dependa solo del número de empleados.
Tenemos un desarrollo más detallado en 10 criterios para elegir un software de control horario.
WeTime: control horario para pymes
WeTime es un software de control horario para pymes en España. Todos los módulos están incluidos desde el primer día al mismo precio: fichajes, vacaciones, bajas, ausencias, turnos, firma mensual, informes y comunicación interna con avisos, recordatorios y canal de RRHH.
El precio depende del número de empleados dados de alta: 5 € al mes por empleado, o 50 € al año por empleado con el plan anual. Para una plantilla de 10 personas, son 50 € al mes en el plan mensual o 500 € al año en el anual. Hay también un plan a medida. Puedes ver las condiciones en la página de precios de WeTime, o empezar por la página principal.
Si tu empresa está en Madrid, tenemos una página con el software de control horario para empresas de Madrid.
Cómo implantarlo en una semana
Una implantación sensata no necesita un proyecto largo:
- Día 1: da de alta a la plantilla y define los métodos de fichaje por colectivo.
- Día 2: carga turnos, calendario de vacaciones y tipos de ausencia.
- Día 3: comunica la política de fichaje por escrito y consulta con la representación de la plantilla si existe.
- Días 4 a 5: primer fichaje real, con una persona responsable que resuelva dudas.
- Final del primer mes: revisión de incidencias y primera firma mensual de horas.
Para profundizar, tienes la guía control horario y registro de jornada laboral y los recursos sobre control horario y gestión de personal.
Preguntas frecuentes
¿Los autónomos tienen que fichar?
El registro de jornada se aplica a personas trabajadoras asalariadas, de modo que un autónomo sin empleados no está obligado. Si tienes personas contratadas, debes registrar la jornada de cada una. Puedes revisar más dudas en nuestras preguntas y respuestas sobre el registro de jornada.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
Cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Durante ese plazo deben estar a disposición de la plantilla, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
¿Hay que registrar las pausas?
El mínimo legal es la hora de inicio y de fin de la jornada, pero la guía del Ministerio recomienda registrar las pausas para que no se presuma como trabajo todo el intervalo. En hostelería e industria, donde las pausas varían, es especialmente recomendable.
¿Cómo se registran las horas extra?
Día a día, se totalizan en el periodo de abono y se reflejan en el recibo de salarios. Lo recomendable es pedirlas y aprobarlas antes de hacerlas, y anotarlas el mismo día.
¿Qué multa puede recibir una empresa por no llevar el registro?
Es una infracción grave de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros según el grado. La cuantía concreta la determina la Inspección según las circunstancias del caso.
Fuentes
- Guía del Ministerio de Trabajo sobre el registro de jornada
- Guía sobre el registro de jornada (Moncloa)
- Proyecto de real decreto del Ministerio de Trabajo (2025)
- Punto de Acceso General: jornada laboral, permisos y vacaciones
- BOE: conservación y acceso a los registros (art. 34.9 ET)
- Resumen de la LISOS y sanciones por registro de jornada