Control horario y registro de jornada laboral: qué exige la ley y cómo cumplirla sin papeleo
Desde 2019 todas las empresas en España están obligadas a registrar cada día el inicio y el fin de la jornada de sus trabajadores. Te explicamos qué hay que guardar, durante cuánto tiempo y cómo hacerlo en unos segundos al día con un sistema de control horario.
¿Es obligatorio el control horario?
Sí. El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores para que todas las empresas garanticen un registro diario de la jornada de su plantilla. Afecta a cualquier empresa, sea cual sea su tamaño o sector, y a cualquier trabajador por cuenta ajena: a jornada completa o parcial, en la oficina, en la calle o en teletrabajo.
El registro debe ser objetivo, fiable y accesible, y la empresa tiene que organizarlo mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta a la representación de los trabajadores.
Qué datos hay que registrar
- La hora concreta de inicio y de finalización de la jornada de cada trabajador, cada día.
- Si la jornada es partida, cada tramo de trabajo.
- Es muy recomendable registrar también las pausas (desayuno, comida, asuntos personales) para poder justificar el tiempo de trabajo efectivo.
Cuánto tiempo hay que conservarlo y quién puede verlo
Los registros se conservan durante cuatro años y deben estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. No registrar la jornada se considera una infracción en materia de tiempo de trabajo y puede acarrear sanciones económicas.
Papel, Excel o software: comparativa
| Método | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Hojas en papel | Sin coste inicial | Fáciles de rellenar a posteriori, se pierden, difíciles de consultar y de conservar 4 años. |
| Excel | Conocido por todos | Cualquiera puede cambiar una celda sin dejar rastro; cálculos manuales de horas y saldos. |
| Software de control horario | Registro en el momento, trazabilidad de cambios, informes y exportación inmediata | Tiene una cuota mensual (en WeTime, 5 € por empleado y mes + IVA, o 50 € al año). |
Cómo funciona un sistema de control horario como WeTime
- El trabajador ficha la entrada, las pausas y la salida con su código, mostrando su código QR en la tablet de la entrada o desde el móvil. Si falla la conexión, el fichaje se guarda y se envía después.
- WeTime lo compara con su horario: calcula horas trabajadas y esperadas, detecta retrasos u olvidos de fichaje y genera incidencias.
- El responsable lo ve todo en un panel: quién está trabajando ahora, quién no ha fichado y qué tiene pendiente de aprobar (vacaciones, horas extra, teletrabajo).
- Cualquier corrección queda registrada con el motivo, quién la hizo y cuándo, y el trabajador firma cada mes el resumen de sus horas.
- Exportas en un clic a PDF o Excel para la gestoría o para una inspección, o das acceso a un perfil de Inspector de solo consulta.
Más allá del fichaje
Un buen sistema de control de horas de trabajo ahorra tiempo en todo lo que rodea a la jornada: vacaciones, ausencias y permisos, bajas médicas, horas extra, cuadrante de turnos, teletrabajo y partes de trabajo. En WeTime todo eso está en la misma herramienta y por el mismo precio.
Preguntas frecuentes
¿Las pymes con pocos trabajadores también tienen que registrar la jornada?
Sí. La obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores se aplica a todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, independientemente de su tamaño.
¿Sirve un registro en papel?
La norma actual no exige un formato concreto, pero el registro debe ser objetivo y fiable. El papel y las hojas de cálculo se pueden modificar sin dejar rastro, y el reglamento en tramitación apunta a un registro digital y trazable.
¿Hay que registrar el teletrabajo?
Sí. El registro de jornada se aplica igual cuando se trabaja a distancia. WeTime permite fichar desde el móvil o el ordenador y puede marcar automáticamente como teletrabajo los fichajes hechos fuera de la oficina.
¿Cuánto cuesta WeTime?
5 € por empleado y mes + IVA, o 50 € al año con el plan anual (2 meses gratis), con todos los módulos. Se contrata online en un par de minutos.