Guía para la gestión de vacaciones, ausencias y permisos de tu plantilla
Vacaciones solapadas, permisos que nadie apuntó, justificantes en el correo de alguien… Organizar las ausencias de una plantilla da más trabajo del que parece. Repasamos lo básico de la normativa y un método sencillo para tenerlo todo controlado.
Vacaciones: lo que dice el Estatuto de los Trabajadores
- Las vacaciones anuales retribuidas son, como mínimo, de 30 días naturales por año (artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores). Muchos convenios las expresan en días laborables (habitualmente 22): revisa el tuyo.
- No se pueden sustituir por dinero, salvo en la liquidación cuando termina el contrato.
- El periodo se fija de común acuerdo entre empresa y trabajador, según lo previsto en el convenio, y el trabajador debe conocer sus fechas al menos dos meses antes del comienzo.
- Si coinciden con una incapacidad temporal, por regla general el trabajador tiene derecho a disfrutarlas en otro momento.
Permisos retribuidos más habituales
El artículo 37.3 del Estatuto recoge permisos con derecho a salario, previo aviso y justificación. Entre los más frecuentes:
| Motivo | Duración orientativa |
|---|---|
| Matrimonio o registro de pareja de hecho | 15 días naturales |
| Accidente, enfermedad grave, hospitalización o intervención con reposo de un familiar (hasta 2.º grado o conviviente) | 5 días |
| Fallecimiento de cónyuge, pareja de hecho o familiar hasta 2.º grado | 2 días (4 si hay desplazamiento) |
| Traslado del domicilio habitual | 1 día |
| Deber inexcusable de carácter público y personal | El tiempo indispensable |
Ausencias: justificadas, a recuperar y retrasos
No toda ausencia es un permiso. Una cita médica, una gestión personal o un retraso son ausencias que la empresa puede tratar de distintas formas según su política y el convenio: justificarlas, descontarlas o pedir que se recupere el tiempo. Lo importante es que la regla sea conocida por todos y que se aplique igual a todo el mundo.
- Registra cada ausencia con su fecha, si es de día completo o de unas horas, y el motivo.
- Guarda el justificante junto a la ausencia, no en el correo de quien lo recibió. Son datos personales (a veces de salud), así que solo deben verlos el propio empleado y quien gestiona el personal.
- Decide si el tiempo se recupera y lleva la cuenta de lo pendiente y lo ya recuperado.
Un método sencillo en 5 pasos
- Define al inicio del año el número de días de cada persona y si se cuentan como laborables o naturales.
- Marca los festivos de tu localidad en un calendario común.
- Haz que las solicitudes se pidan siempre por el mismo canal, con fechas exactas.
- Revisa el calendario de equipo antes de aprobar, para que no coincidan demasiadas personas.
- Responde rápido: una solicitud aprobada o rechazada en el día evita malentendidos.
Cómo lo resuelve WeTime
En WeTime el empleado solicita sus vacaciones desde el móvil y el responsable las aprueba con un clic viendo el calendario del equipo. Las ausencias se registran por días u horas, las ausencias programadas no cuentan como tiempo a recuperar hasta que llegan, los retrasos pueden registrarse automáticamente y cada empleado puede adjuntar su justificante, que solo ven él, los administradores y el responsable de RRHH.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos días de vacaciones corresponden por ley?
Un mínimo de 30 días naturales al año según el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores. Muchos convenios los expresan como 22 días laborables.
¿Con cuánta antelación hay que conocer las fechas de vacaciones?
El trabajador debe conocer las fechas que le corresponden al menos dos meses antes del comienzo del disfrute.
¿Quién puede ver el justificante de una ausencia?
Contiene datos personales, a veces de salud, así que solo deberían verlo el propio trabajador y las personas que gestionan el personal. En WeTime solo lo ven el empleado, los administradores y el responsable de RRHH.